6+1 regole per diventare veramente efficace con le “To do List”
La risorsa più preziosa che hai a disposizione è il tuo tempo.
Questo vale sia nella sfera professionale che in quella personale.
La capacità di raggiungere i tuoi obiettivi è direttamente legata alla tua capacità di gestire il tempo che hai a disposizione e le attività che devi svolgere.
Ed è qui che entra in gioco il time management.
Il time management è il processo che ti permette di:
- selezionare le attività da svolgere
- decidere in che ordine svolgerle
- stabilire quanto tempo ed energie dedicare ad ogni attività
L’obiettivo del time management è quello di aumentare l’efficacia e l’efficienza, cioè la capacità di raggiungere un obiettivo nel minor tempo e con il minore sforzo.
Che tu sia un impiegato, un libero professionista o un dirigente, in ogni caso hai sicuramente ogni giorno una moltitudine di attività da svolgere.
Se ti guardi indietro, le attività che devi svolgere oggi sono molte più di quelle che dovevi svolgere cinque o dieci anni fa.
Questo per vari motivi: sicuramente alcuni strumenti, come le email, hanno aumentato notevolmente la possibilità di comunicare, ma contemporaneamente hanno aumentato anche il tempo da dedicare a essi.
Pensa, ad esempio, ogni giorno quanto tempo dedichi alla gestione delle email : leggerle, rispondere, archiviarle, etc…
Se inoltre, nel tuo lavoro quotidiano, devi gestire un team di persone, a tutto questo si aggiungono altre attività come la delega, la verifica e il controllo delle attività svolte da altri.
Sicuramente negli ultimi anni il tuo lavoro è diventato più complesso ed articolato, ma il tempo a tua disposizione è rimasto lo stesso, quindi l’unico modo per ottenere i tuoi obiettivi è quello di organizzare al meglio il tuo tempo e le attività che devi svolgere.
Organizzare le attività che devi svolgere con una To do list è un modo semplice per aumentare l’efficacia del tuo lavoro.
Una To do list è una check list, o lista di controllo, che riassume le attività da svolgere.
I vantaggio di utilizzare una To do list sono molteplici:
- puoi far convergere, in un unico punto, tutte le attività che ti vengono richieste attraverso più strumenti (email, fax, telefonate, riunioni, etc.)
- puoi sgomberare dalla tua mente i continui pensieri delle attività da svolgere, sapendo che tutto è riassunto nella To do list
- hai una visione di insieme di tutto quello che devi svolgere ogni giorno e in futuro
- puoi darti delle priorità in modo semplice
7 passi per creare una to do list efficace
Ecco alcuni passi che ti possono aiutare a diventare veramente efficace nel time management:
Crea la tua to do list
Decidi se vuoi che sia cartacea, su file o creata attraverso una app.
Inserisci tutte le attività che devi svolgere.
Non inserire attività che possono essere svolte in poco tempo (usa la regola: “Se si può fare in 2 minuti, la faccio e non la inserisco nella to do list”).
Inserisci ogni attività individuando una frase che riassuma in modo sintetico ed esaustivo l’attività da svolgere.
Individua la data di scadenza di ogni attività
E’ importante per ogni attività sapere qual è la dead line, cioè il limite entro cui deve essere svolta.
Essere in ritardo è un pessimo segnale per i tuoi clienti, per i tuoi colleghi, ma anche per la tua autostima.
Stabilisci una stima del tempo necessario per svolgere ogni attività
Il fatto di stimare il tempo necessario per svolgere ogni attività ti può aiutare ad essere più efficace.
Infatti la Legge di Parkinson ci insegna che “il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile”, ma è vero anche il contrario, e cioè che avere scarsità di tempo o comunque un limite aiuta a lavorare con maggiore efficacia.
Cerca però di essere realistico sulla stima del tempo necessario per ogni attività.
Infatti riuscire a portare a termine le attività stabilite crea una routine ed un abitudine virtuosa che ti aiuta ad essere costante in questo modo di operare.
Al contrario, se stabilisci tempi troppo stretti e non porti a termine le attività che hai stabilito, hai come conseguenza che il ritardo di ogni attività si ripercuote sulle altre creando in questo caso una routine non virtuosa che ti porta in breve tempo ad abbandonare l’utilizzo della to do list.
Decidi quali attività svolgere, quali attività pianificare, quali attività delegare
Per decidere come gestire ogni attività puoi utilizzare la matrice di Eisenhower , che suddivide le attività in 4 categorie in base a 2 fattori:
- importanza
- urgenza
Infatti spesso si confondono attività urgenti e attività importanti.
Le attività importanti sono quelle che ci aiutano ad ottenere i nostri obiettivi.
Le attività urgenti sono invece solo attività che qualcuno dall’esterno ci chiede di svolgere il prima possibile.
Ragionando su questi 2 fattori puoi individuare quali attività inserire nella To do list e quali sono invece le attività da delegare ad altri.
La Matrice di Eisenhower può aiutarti a ragionare in questi termini e ad organizzarti al meglio.
Decidi quali attività non fare
Qualunque sia il tuo lavoro, sicuramente c’è una parte di attività che talvolta svolgi, che non ha nessun impatto sul raggiungimento dei tuoi traguardi.
Analizza con attenzione queste attività e trova il modo di eliminarle.
Nell’ambito della vendita, ad esempio, a questa categoria di attività appartiene una gran parte dell’attività di preventivazione.
Infatti, oggi più che mai, alle aziende vengono chiesti continuamente preventivi e il numero di questi che si tramutano in ordini o commesse è spesso molto limitato.
Analizzando chi chiede un preventivo, come lo chiede e con quale obiettivo, certamente potrai individuare una serie di casi che non portano a nessun risultato se non a quello di perdere tempo e denaro.
Trova un modo professionale per sbarazzarti di queste zavorre.
Classifica le attività in base alle priorità
L’ultimo e il più importante passo è quello di classificare ogni attività con un valore che ne indichi la priorità.
Puoi creare una classificazione A,B,C o 1,2,3, puoi trovare il modo che risponde maggiormente alle tue esigenze.
L’importante è che una volta classificate tutte le attività e stabilite le attività da svolgere ogni giorno, tu segua queste semplici regole:
- Inizia a svolgere sempre le attività con maggiore priorità
- Non svolgere nessuna attività di priorità inferiore se prima non hai terminato tutte le attività di livello superiore
6+1 Sii determinato
La determinazione è probabilmente la maggiore forza motrice del successo.
Se riuscirai ad essere determinato e a continuare ad applicare queste sette regole, in breve tempo l’utilizzo della To do list diventerà un abitudine proficua che ti permetterà di lavorare in modo organizzato, portando a termine le attività di maggiore priorità.
Questo ti aiuterà sicuramente a migliorare le tue performance lavorative e, soprattutto, ti permetterà di sbarazzarti di un sacco di attività inutili e di basso valore aggiunto che oggi ti frenano e ti impediscono di raggiungere i tuoi obiettivi.
